TÓM TẮT Ý CHÍNH
- Chuyển đổi số không bắt đầu từ việc mua phần mềm, mà từ một cách hiểu chung trong ban lãnh đạo và một bức tranh rõ về điểm xuất phát của doanh nghiệp.
- Hành trình số thường đi qua ba giai đoạn: số hóa dữ liệu, số hóa quy trình, rồi chuyển đổi mô hình kinh doanh. Hai giai đoạn đầu là việc của công nghệ, giai đoạn thứ ba là bài toán lãnh đạo.
- Các bước chuyển đổi số cho người lãnh đạo gồm sáu bước: thống nhất ngôn ngữ chung, đánh giá mức độ sẵn sàng, xác định tầm nhìn và chiến lược, thiết kế kiến trúc và lộ trình, thí điểm rồi mở rộng, đo lường và cải tiến liên tục.
- Lộ trình chuyển đổi số không cần ngân sách khổng lồ ngay từ đầu: vẽ “bản quy hoạch” tổng thể trước, rồi đầu tư từng giai đoạn theo năng lực.
- Mỗi giai đoạn cần bộ chỉ số riêng. Câu hỏi cuối cùng không phải “triển khai được bao nhiêu hệ thống”, mà là “tổ chức thích nghi với thay đổi nhanh đến đâu”.
TRẢ LỜI NHANH
Các bước chuyển đổi số gồm những gì? Các bước chuyển đổi số cho người lãnh đạo gồm sáu bước: thống nhất cách hiểu và người chịu trách nhiệm, đánh giá mức độ sẵn sàng, xác định tầm nhìn và chiến lược, thiết kế kiến trúc và lộ trình, thí điểm rồi mở rộng, đo lường và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp đi từ số hóa dữ liệu, số hóa quy trình đến thay đổi mô hình kinh doanh.
Mục lục
Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?
Chuyển đổi số (digital transformation) là quá trình tổ chức dùng công nghệ số và dữ liệu để thay đổi cách tạo ra giá trị: cách phục vụ khách hàng, cách vận hành và cả mô hình kinh doanh (Wikipedia – Digital transformation). Câu hỏi khó nhất với nhiều doanh nghiệp không phải “chuyển đổi số là gì”, mà là chuyển đổi số bắt đầu từ đâu.
Câu trả lời cho câu hỏi chuyển đổi số bắt đầu từ đâu thường gây bất ngờ: không bắt đầu từ công nghệ. Anh Trần Công Cao (CEO, Apex Global Corporation; cố vấn Digital Leaders Coaching) quan sát rằng nhiều tổ chức mở đầu chuyển đổi số bằng việc mua phần mềm mới, và vài năm sau họ có nhiều hệ thống hơn nhưng cách làm việc gần như không đổi. Lý do là không ai trả lời rõ tổ chức muốn tạo ra giá trị gì, cho ai, và theo thứ tự nào (Chuyển đổi số và chiến lược CNTT).
Anh Phạm Xuân Thoả (CEO, Công ty Cổ phần Kinh tế xanh GDPX) minh họa điều này bằng câu chuyện một xưởng mây tre đan gia truyền. Theo anh, số hóa có thể bắt đầu bằng sổ tay hay bảng tính, chưa cần phần mềm phức tạp, “chỉ cần có hệ thống và định lượng”. Còn mua công cụ khi chưa có bản thiết kế tổng thể là một sai lầm lớn (Số hóa và chuyển đổi số khác nhau thế nào?).
Vì vậy, điểm bắt đầu của các bước chuyển đổi số là hai việc của người lãnh đạo: thống nhất một cách hiểu chung về chuyển đổi số trong tổ chức, và biết rõ doanh nghiệp đang đứng ở đâu.
Chuyển đổi số có mấy giai đoạn?
Trước khi đi vào các bước chuyển đổi số, cần biết hành trình có những nấc nào. Có nhiều cách chia, nhưng cách dễ dùng nhất với người lãnh đạo là ba giai đoạn nối tiếp nhau:
| Giai đoạn | Làm gì | Ví dụ ở xưởng mây tre đan |
|---|---|---|
| 1. Số hóa dữ liệu | Đưa thông tin từ giấy sang dạng số, đo lường được | Ghi lại mẫu mã, thời gian làm từng sản phẩm, đơn hàng, khách hàng trên bảng tính |
| 2. Số hóa quy trình | Dùng công nghệ để làm quy trình cũ nhanh và chính xác hơn | Quản lý khách hàng bằng CRM, quản lý kho bằng phần mềm, tự động nhắc khách cũ |
| 3. Chuyển đổi số | Thay đổi cách tạo giá trị và mô hình kinh doanh dựa trên dữ liệu | Mở marketplace cho nhiều nghệ nhân, nhượng quyền, hoặc trở thành nền tảng kết nối |
Anh Trần Công Cao nhấn mạnh rằng hai giai đoạn đầu chủ yếu là việc của công nghệ, còn giai đoạn thứ ba là bài toán lãnh đạo: phải có người đặt ra hướng đi, sắp thứ tự ưu tiên và dẫn dắt đội ngũ qua thay đổi.
Ở giai đoạn thứ ba, anh Phạm Xuân Thoả mô tả thêm bốn cấp độ của một doanh nghiệp số: Digital by Default (số hóa dữ liệu, tối ưu quản lý nhưng sản phẩm vẫn truyền thống), Digital First (ưu tiên kênh online, vẫn giữ offline), Digital by Design (sinh ra đã là số) và Digital Only (giá trị nằm hoàn toàn ở nền tảng số).
Ở tầm quốc gia, Quyết định 1970/QĐ-BTTTT ngày 13/12/2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông xếp doanh nghiệp vào sáu mức: Mức 0 – Chưa chuyển đổi số, Mức 1 – Khởi động, Mức 2 – Bắt đầu, Mức 3 – Hình thành, Mức 4 – Nâng cao, Mức 5 – Dẫn dắt. Các thang đo khác nhau ở cách gọi, nhưng cùng một thông điệp: chuyển đổi số là một hành trình nhiều nấc, không phải một dự án.
6 bước chuyển đổi số cho người lãnh đạo
Vậy các bước chuyển đổi số cụ thể là gì? Từ các bài viết và chủ đề huấn luyện của Digital Leaders Coaching, Ban biên tập tổng hợp các bước chuyển đổi số thành sáu bước theo thứ tự người lãnh đạo nên đi. Đây là khung tham khảo, mỗi doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô và ngành nghề.
| Bước | Câu hỏi người lãnh đạo phải trả lời | Đầu ra |
|---|---|---|
| 1. Thống nhất ngôn ngữ chung | Chuyển đổi số có nghĩa là gì với chính công ty mình? Ai chịu trách nhiệm? | Định nghĩa, mục tiêu bằng ngôn ngữ kinh doanh, người dẫn dắt |
| 2. Đánh giá mức độ sẵn sàng | Chúng ta đang ở đâu, mạnh và yếu ở trụ cột nào? | Biểu đồ radar theo 6 trụ cột |
| 3. Tầm nhìn và chiến lược | Muốn tạo ra giá trị gì, cho ai, trong 3–5 năm tới? | Chiến lược số và chiến lược CNTT đi cùng nhau |
| 4. Kiến trúc và lộ trình | Làm gì trước, làm gì sau, với nguồn lực có hạn? | “Bản quy hoạch” tổng thể và lộ trình theo giai đoạn |
| 5. Thí điểm rồi mở rộng | Quy trình nào có vấn đề rõ, tác động lớn và dễ đo? | Kết quả thí điểm làm bằng chứng để đầu tư tiếp |
| 6. Đo lường và cải tiến | Tổ chức đã thích nghi tốt hơn chưa? Cần điều chỉnh gì? | Bộ chỉ số theo giai đoạn, nhịp rà soát định kỳ |
Bước 1 trong các bước chuyển đổi số: thống nhất ngôn ngữ chung và người dẫn dắt
“Chuyển đổi số” đã trở thành từ thời thượng. Trong một cuộc họp, mọi người có thể cùng gật đầu, nhưng người nghĩ đến phần mềm, người nghĩ đến quy trình, người nghĩ đến mô hình kinh doanh mới. Bài Những hiểu lầm thường gặp về chuyển đổi số doanh nghiệp, tóm lược từ đoạn trích sách của Viện Chiến lược Chuyển đổi số do anh Phạm Xuân Thoả chia sẻ, gọi đây là hiểu lầm đầu tiên.
Vì vậy, bước đầu tiên trong các bước chuyển đổi số là viết ra định nghĩa và mục tiêu bằng ngôn ngữ kinh doanh, rồi chỉ định người chịu trách nhiệm chính. Bước này tốn ít tiền nhưng tốn thời gian của lãnh đạo.
Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng
Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số do Võ Trọng Thư (Head of Applied AI Lab, GreenNode; Hạt giống mùa 9) giới thiệu gồm sáu trụ cột với 29 tiêu chí: công nghệ và tự động hóa; lịch sử, dự án trong quá khứ; cách làm việc; phát triển con người; văn hóa; lãnh đạo và chiến lược (Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số).
Điều đáng chú ý là chỉ một trong sáu trụ cột liên quan đến công nghệ, vì chuyển đổi số về bản chất là quản lý sự thay đổi. Khảo sát hơn 50 doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam với hơn 480 mẫu dữ liệu cho thấy mức sẵn sàng nằm trong khoảng 2,94–3,51 điểm, cao nhất ở trụ cột văn hóa và thấp nhất ở công nghệ và tự động hóa.
Trong các bước chuyển đổi số, kết quả đánh giá được trực quan hóa bằng biểu đồ radar để ban lãnh đạo thấy ngay trụ cột mạnh và yếu, rồi ưu tiên cải thiện trụ cột thấp nhất trước khi mở rộng dự án công nghệ.
Bước 3: Xác định tầm nhìn và chiến lược
Bước thứ ba của lộ trình chuyển đổi số là chiến lược. Một chiến lược chuyển đổi số tốt giúp trả lời ba câu hỏi: tổ chức đang ở đâu, muốn đến đâu, và đi bằng con đường nào với nguồn lực có hạn. Anh Trần Công Cao phân biệt chiến lược chuyển đổi số là chiến lược của cả tổ chức, do ban lãnh đạo cấp cao chịu trách nhiệm, còn chiến lược CNTT là kế hoạch xây dựng năng lực công nghệ để hiện thực hóa nó. Hai chiến lược phải được hoạch định cùng nhau.
Mục tiêu nên đo bằng thay đổi hành vi khách hàng và kết quả kinh doanh, không chỉ bằng số dự án hoàn thành (xem đặt mục tiêu theo outcome). Chi tiết cách xây chiến lược có trong cẩm nang Chuyển đổi số và chiến lược CNTT.
Bước 4: Thiết kế kiến trúc và lộ trình
Đây là bước biến chiến lược thành lộ trình chuyển đổi số cụ thể. Nhiều doanh nghiệp trì hoãn vì nghĩ phải có ngân sách khổng lồ để làm mọi thứ cùng lúc. Đoạn trích sách của Viện Chiến lược Chuyển đổi số so sánh chiến lược chuyển đổi số với bản quy hoạch một thành phố: vẽ bức tranh tổng thể trước, xác định hạng mục ưu tiên, rồi đầu tư dần theo điều kiện cho phép. Các hạng mục có thể chạy song song, miễn là được phối hợp đồng bộ.
Công cụ cho bước này là kiến trúc doanh nghiệp, giúp nối chiến lược với hệ thống, dữ liệu và quy trình. Đầu ra là một lộ trình chuyển đổi số chia thành các giai đoạn, mỗi sáng kiến gắn với nguồn lực và chỉ số đo lường.
Bước 5: Thí điểm rồi mở rộng
Trong các bước chuyển đổi số, đây là bước đầu tiên tiêu tiền đáng kể, nên cần làm nhỏ trước. Chọn một đến hai quy trình có vấn đề rõ ràng, tác động lớn và dễ đo lường, ví dụ bán hàng, chăm sóc khách hàng hay quản lý kho. Thiết kế lại quy trình trước khi chọn công cụ, đặt chỉ số đo trước và sau, rồi triển khai ở quy mô nhỏ. Kết quả thí điểm là bằng chứng để thuyết phục các bộ phận khác.
Khi mở rộng, vai trò điều phối chung trở nên quan trọng: các hạng mục phải tuân theo cùng một kiến trúc và cùng một chuẩn dữ liệu để không tạo ra những “ốc đảo” mới. Với xưởng mây tre đan của anh Thoả, đây là lúc thử một mô hình mới như bán qua marketplace ở quy mô nhỏ, đo kết quả, rồi mới nhân rộng.
Bước 6: Đo lường và cải tiến liên tục
Bước cuối trong các bước chuyển đổi số cũng là điểm bắt đầu của chu kỳ sau. Chuyển đổi số không có điểm kết thúc. Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng gợi ý áp dụng vòng lặp kiểm soát như PDCA: đo lại trạng thái sau mỗi chu kỳ để định hướng chu kỳ tiếp theo. Anh Phạm Xuân Thoả nhắc rằng mỗi giai đoạn cần một bộ KPI khác nhau, không thể làm tất cả cùng lúc. Một hệ thống thông tin quản lý tốt giúp người lãnh đạo có số liệu để ra quyết định trong bước này.
HUẤN LUYỆN HẠT GIỐNG LÃNH ĐẠO SỐ
Chủ đề Chuyển đổi số và chiến lược CNTT (Digital & IT Strategy) giúp người làm công nghệ hiểu các mô hình chuyển đổi số và cùng ban lãnh đạo hoạch định lộ trình. Học từ đề án thật của chính doanh nghiệp mình, cùng huấn luyện viên là những lãnh đạo công nghệ đang làm nghề. Hành trình 8 tháng, phi lợi nhuận, không thu học phí.
Lộ trình chuyển đổi số theo giai đoạn và chỉ số đo
Khi đặt sáu bước lên trục thời gian, lộ trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đi qua bốn giai đoạn. Đây là khung gợi ý của Ban biên tập, không phải chuẩn bắt buộc:
| Giai đoạn | Gồm các bước | Chỉ số nên theo dõi |
|---|---|---|
| 1. Chuẩn bị và thống nhất | Bước 1, 2, 3 | Điểm sẵn sàng theo trụ cột; mức đồng thuận của ban lãnh đạo về mục tiêu |
| 2. Thí điểm có chọn lọc | Bước 4, 5 (thí điểm) | Chỉ số trước và sau của quy trình thí điểm: thời gian, chi phí, mức hài lòng |
| 3. Mở rộng và kết nối | Bước 5 (mở rộng) | Tỷ lệ quy trình đã số hóa; mức kết nối dữ liệu giữa các hệ thống |
| 4. Cải tiến liên tục | Bước 6, lặp lại từ bước 2 | Doanh thu từ kênh hay mô hình mới; tốc độ thử nghiệm và điều chỉnh |
Ở giai đoạn cuối của lộ trình chuyển đổi số, câu hỏi trọng tâm chuyển từ “đã triển khai được bao nhiêu hệ thống” sang “tổ chức thích nghi với thay đổi nhanh đến đâu”. Đó cũng là lúc doanh nghiệp quay lại bước 2 để đo lại mức độ sẵn sàng và bắt đầu một chu kỳ mới.
Người lãnh đạo làm gì ở mỗi bước chuyển đổi số?
Bài Khi chuyển đổi số thiếu người dẫn dắt chỉ ra rằng nhiều dự án chuyển đổi số thất bại không vì chọn sai giải pháp, mà vì không ai thực sự đứng ra dẫn dắt: không ai đủ bản lĩnh đứng giữa chiến lược và thực thi, giữa kỳ vọng của ban giám đốc và năng lực thực tế của đội ngũ.
Lộ trình chuyển đổi số nào cũng cần người dẫn dắt. Dù mang chức danh CEO, CIO hay CDO, người dẫn dắt các bước chuyển đổi số thường phải làm tốt ba việc:
- Phiên dịch hai chiều: chuyển mục tiêu kinh doanh thành ưu tiên công nghệ và ngược lại, để hai bên nói cùng một ngôn ngữ.
- Điều phối theo bản quy hoạch: cho các hạng mục chạy song song nhưng theo cùng một kiến trúc và chuẩn dữ liệu.
- Giữ nhịp thay đổi: đủ nhanh để tạo kết quả, đủ kiên nhẫn để con người kịp thích nghi.
Đi qua các bước chuyển đổi số cũng là đi qua thay đổi văn hóa. Anh Đỗ Minh Hải (CTO, Pionero; Hạt giống mùa 8) chia sẻ sau chủ đề Digital & IT Strategy rằng chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ, mà là quá trình thay đổi toàn diện gắn với tầm nhìn của tổ chức, và một phần quan trọng là xây dựng văn hóa số, nơi mọi thành viên hiểu và đóng góp vào tầm nhìn chung (Chuyển đổi số không chỉ là giải pháp công nghệ).
Những sai lầm thường gặp khi đi các bước chuyển đổi số
- Mua công cụ trước khi có bản thiết kế tổng thể. Đây là cách trả lời sai phổ biến nhất cho câu hỏi chuyển đổi số bắt đầu từ đâu. Kết quả là nhiều hệ thống hơn nhưng cách làm việc không đổi.
- Coi chuyển đổi số là dự án một lần. Triển khai xong rồi mọi người quay lại cách làm cũ. Mục tiêu không phải thích nghi với một công nghệ, mà giúp tổ chức dễ thích nghi với thay đổi hơn.
- Chờ đủ tiền mới bắt đầu. Có bản quy hoạch, doanh nghiệp có thể đầu tư từng bước phù hợp với năng lực.
- Đầu tư công nghệ trong khi trụ cột con người, văn hóa còn yếu. Mô hình sẵn sàng khuyên cải thiện trụ cột thấp nhất trước.
- Kỳ vọng “số hóa là ra tiền ngay”. Giai đoạn đầu là xây nền móng cho tương lai, cần đo bằng chỉ số phù hợp với giai đoạn đó.
5 câu hỏi trước khi bắt đầu lộ trình chuyển đổi số
- Nếu hỏi năm trưởng bộ phận “chuyển đổi số là gì với công ty mình”, họ có trả lời giống nhau không?
- Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng, và người đó có đủ thẩm quyền kết nối kinh doanh với công nghệ không?
- Chúng ta đã đo mức độ sẵn sàng chưa, và trụ cột yếu nhất là gì?
- Dữ liệu cốt lõi về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm đã được số hóa và dùng để ra quyết định chưa?
- Quy trình nào có vấn đề rõ ràng, tác động lớn và dễ đo để thí điểm đầu tiên?
Câu hỏi thường gặp về các bước chuyển đổi số
Các bước chuyển đổi số gồm những bước nào?
Sáu bước: thống nhất ngôn ngữ chung và người dẫn dắt, đánh giá mức độ sẵn sàng, xác định tầm nhìn và chiến lược, thiết kế kiến trúc và lộ trình, thí điểm rồi mở rộng, đo lường và cải tiến liên tục.
Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?
Từ việc thống nhất cách hiểu chung trong ban lãnh đạo và đánh giá điểm xuất phát của doanh nghiệp, không phải từ việc mua phần mềm. Về dữ liệu, có thể bắt đầu từ sổ tay hay bảng tính, miễn là có hệ thống và đo lường được.
Chuyển đổi số có mấy giai đoạn?
Thường chia thành ba giai đoạn: số hóa dữ liệu, số hóa quy trình và chuyển đổi số (thay đổi mô hình kinh doanh). Khi triển khai, lộ trình chuyển đổi số có thể chia thành bốn giai đoạn: chuẩn bị, thí điểm, mở rộng, cải tiến liên tục.
Chuyển đổi số mất bao lâu?
Chuyển đổi số không có điểm kết thúc. Mỗi chu kỳ thường bắt đầu bằng đánh giá mức độ sẵn sàng và kết thúc bằng đo lại, rồi lặp lại theo vòng cải tiến liên tục.
Doanh nghiệp nhỏ có cần làm đủ các bước chuyển đổi số không?
Có, nhưng ở quy mô vừa sức. Doanh nghiệp nhỏ vẫn cần cách hiểu chung, đánh giá hiện trạng và một bản quy hoạch đơn giản, rồi đầu tư từng bước theo năng lực thay vì dồn ngân sách một lần.
Đọc tiếp
- Chuyển đổi số và chiến lược CNTT: cẩm nang cho người lãnh đạo (Trần Công Cao)
- Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số: 6 trụ cột, 29 tiêu chí (Võ Trọng Thư)
- Số hóa và chuyển đổi số khác nhau thế nào? (Phạm Xuân Thoả)
- Những hiểu lầm thường gặp về chuyển đổi số doanh nghiệp
- Khi chuyển đổi số thiếu người dẫn dắt (Trần Công Cao)
- Chuyển đổi số không chỉ là giải pháp công nghệ (Đỗ Minh Hải)
- Enterprise Architecture là gì? Hướng dẫn cho người lãnh đạo
Tham khảo
- Wikipedia – Digital transformation
- Quyết định 1970/QĐ-BTTTT ngày 13/12/2021 phê duyệt Đề án xác định Chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp và hỗ trợ thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số
- Võ Trọng Thư, Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp, Digital Leaders Publishing Club
- Phạm Xuân Thoả, Số hóa và chuyển đổi số: từ làng nghề mây tre đan đến doanh nghiệp hiện đại, Digital Leaders Publishing Club
- Phạm Xuân Thoả, Những hiểu lầm thường có về chuyển đổi số (trích sách của Viện Chiến lược Chuyển đổi số), Digital Leaders Publishing Club
VỀ BÀI VIẾT
Ban biên tập Digital Leaders Coaching
Bài viết được Ban biên tập tổng hợp từ chủ đề huấn luyện Chuyển đổi số và chiến lược CNTT, chia sẻ của các thành viên dưới đây và các nguồn tham khảo được dẫn link trong bài.
CHIA SẺ ĐƯỢC TRÍCH TRONG BÀI
