TÓM TẮT Ý CHÍNH
Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa sức nghĩa là gì? Đó là chuyển đổi số có một chiến lược tổng thể ngay từ đầu, rồi đầu tư theo lộ trình phù hợp với năng lực và ngân sách của từng giai đoạn. Không cần dồn tiền một lần, cũng không nên làm rời rạc. Trước hết, doanh nghiệp cần tránh ba hiểu lầm phổ biến dưới đây.
- Hiểu lầm 1: ai cũng hiểu “chuyển đổi số” giống nhau.
- Hiểu lầm 2: chuyển đổi số xong thì mọi người quay lại cách làm cũ.
- Hiểu lầm 3: phải có ngân sách khổng lồ mới bắt đầu được.
Trên diễn đàn Digital Leaders Publishing Club, anh Phạm Xuân Thoả chia sẻ một đoạn trích từ cuốn sách “Thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số quốc gia” của Viện Chiến lược Chuyển đổi số, bàn về những hiểu lầm về chuyển đổi số mà tổ chức hay gặp khi bắt tay vào làm. Bài này do Ban biên tập tóm lược và bình luận lại cho bối cảnh chuyển đổi số doanh nghiệp. Bạn đọc có thể xem đoạn trích đầy đủ qua đường dẫn ở cuối bài.
Ba hiểu lầm này nghe quen thuộc, nhưng chúng là lý do khiến nhiều chương trình chuyển đổi số doanh nghiệp dừng ở mức mua phần mềm, hoặc bị gác lại vì “chưa đủ tiền”.
Chuyển đổi số doanh nghiệp thường bị hiểu lầm ở đâu?
Hiểu lầm 1: Ai cũng hiểu “chuyển đổi số” giống nhau
“Chuyển đổi số” đã trở thành từ thời thượng và được gắn vào đủ loại sáng kiến. Theo đoạn trích, chính sự phổ biến đó tạo ra nhiều cách hiểu khác nhau. Khi bàn về chuyển đổi số doanh nghiệp trong một cuộc họp, mọi người có thể cùng gật đầu nhưng mỗi người nghĩ đến một việc khác: người nghĩ đến phần mềm, người nghĩ đến quy trình, người nghĩ đến mô hình kinh doanh mới.
Sách cho rằng chuyển đổi số không dừng ở việc dựng hạ tầng công nghệ, mà là xây dựng năng lực thích nghi của tổ chức với công nghệ và quy trình mới. Vì vậy, bước đầu tiên của chuyển đổi số doanh nghiệp là thống nhất một “ngôn ngữ chung”: một khái niệm đủ bao quát, các thuật ngữ liên quan và bức tranh tổng thể để mọi người cùng nhìn về một hướng.
Hiểu lầm 2: Chuyển đổi số xong, mọi người quay lại công việc cũ
Nhiều tổ chức coi chuyển đổi số doanh nghiệp như một dự án có điểm kết thúc: áp dụng công nghệ, số hoá vài quy trình, rồi mọi thứ vận hành như trước. Đoạn trích phản bác điều này. Chuyển đổi số thay đổi cách tư duy và cách làm việc, có thể chạm đến mọi bộ phận, và đòi hỏi tổ chức dịch chuyển nguồn lực khỏi những gì đang “chạy tốt” sang những hướng đi còn nhiều rủi ro.
Điểm đáng nhớ là mục tiêu không phải thích nghi với một công nghệ cụ thể, mà là giúp chính tổ chức dễ thích nghi với thay đổi hơn. Muốn vậy, cần một chiến lược chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện, trả lời rõ: chuyển đến đâu, bằng cách nào, cần nguồn lực gì, bắt đầu khi nào và từ đâu.
Hiểu lầm 3: Cần ngân sách khổng lồ mới bắt đầu được
Hiểu lầm này nối tiếp hiểu lầm thứ hai. Vì sợ đầu tư không đồng bộ, doanh nghiệp nghĩ phải làm mọi thứ cùng lúc, và con số ngân sách vượt khả năng khiến kế hoạch bị trì hoãn. Đoạn trích so sánh chiến lược chuyển đổi số với bản quy hoạch một thành phố: bức tranh tổng thể được vẽ trước, xác định hạng mục nào ưu tiên, rồi đầu tư dần theo điều kiện cho phép.
Sách cũng lưu ý chuyển đổi số không phải tiến trình tuần tự kiểu “xong mô-đun này mới làm mô-đun kia”. Các phần có thể triển khai song song, miễn là được phối hợp đồng bộ. Áp vào chuyển đổi số doanh nghiệp, điều này có nghĩa là có thể đầu tư từng bước, phù hợp với năng lực và khả năng chuyển đổi của mình.
HUẤN LUYỆN HẠT GIỐNG LÃNH ĐẠO SỐ
Thống nhất ngôn ngữ chung, vẽ bản quy hoạch và dẫn dắt con người qua thay đổi là những năng lực mà người lãnh đạo chuyển đổi số doanh nghiệp cần rèn luyện. Hành trình huấn luyện 8 tháng, phi lợi nhuận, giúp bạn rèn các năng lực đó trên chính bài toán thật của mình cùng huấn luyện viên đồng hành – như anh Phạm Xuân Thoả, người chia sẻ bài viết này, Hạt giống mùa 8 Hà Nội và hiện tham gia Ban huấn luyện môn BRM.
Bắt đầu chuyển đổi số doanh nghiệp thế nào cho vừa sức?
GHI CHÚ CỦA BAN BIÊN TẬP
Từ ba hiểu lầm trên, có thể rút ra một thứ tự làm việc đơn giản cho lãnh đạo khi triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp:
- Thống nhất ngôn ngữ: định nghĩa chuyển đổi số doanh nghiệp có nghĩa là gì với chính công ty mình, trước khi bàn đến công cụ.
- Vẽ bản quy hoạch: xây dựng chiến lược tổng thể, đánh giá mức độ sẵn sàng hiện tại để biết mình đang đứng ở đâu. Có thể tham khảo Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp (DBI) do cơ quan nhà nước ban hành.
- Đầu tư theo lộ trình: chọn vài hạng mục ưu tiên tạo giá trị sớm, triển khai song song nhưng có điều phối chung.
- Đo bằng năng lực thích nghi: thành công không chỉ là số hệ thống đã triển khai, mà là tổ chức phản ứng với thay đổi nhanh và tốt hơn.
Các phần tiếp theo do Ban biên tập bổ sung, nhằm giúp lãnh đạo áp dụng ba bài học trên vào chuyển đổi số doanh nghiệp của mình.
Dấu hiệu doanh nghiệp đang mắc ba hiểu lầm về chuyển đổi số
Ba hiểu lầm hiếm khi được nói thành lời. Chúng thường lộ ra qua cách tổ chức ra quyết định, phân bổ ngân sách và đo lường kết quả. Dưới đây là một số dấu hiệu thường gặp, suy ra từ chính ba hiểu lầm trên; bạn có thể dùng như một bảng tự kiểm tra nhanh.
Dấu hiệu của hiểu lầm 1: mỗi phòng ban hiểu một kiểu
- Phòng CNTT nói về hệ thống, phòng kinh doanh nói về khách hàng, ban điều hành nói về chi phí, nhưng không ai viết ra định nghĩa chung.
- Kế hoạch chuyển đổi số doanh nghiệp thực chất là danh sách phần mềm cần mua.
- Mỗi đơn vị tự triển khai công cụ riêng, dữ liệu không nối được với nhau.
- Cuộc họp về chuyển đổi số kết thúc mà không có câu trả lời rõ cho câu hỏi “thành công trông như thế nào?”.
Dấu hiệu của hiểu lầm 2: coi chuyển đổi số là dự án một lần
- Dự án có ngày “go-live” nhưng không có kế hoạch vận hành, đào tạo và cải tiến sau đó.
- Hệ thống mới chạy song song với cách làm cũ trong thời gian dài, nhân viên vẫn nhập liệu hai lần.
- Quy trình được số hoá nguyên trạng, không ai đặt câu hỏi bước nào còn cần thiết.
- Sau khi dự án đóng, không còn người chịu trách nhiệm theo dõi giá trị mà chuyển đổi số doanh nghiệp mang lại.
Dấu hiệu của hiểu lầm 3: chờ đủ tiền mới làm
- Kế hoạch được trình lên với một con số đầu tư lớn, bị gác lại, rồi nhiều năm không có bước tiếp theo.
- Doanh nghiệp chỉ cân nhắc hai lựa chọn: làm tất cả hoặc không làm gì.
- Không có danh mục ưu tiên, nên mọi hạng mục đều được coi là “quan trọng như nhau”.
Nếu doanh nghiệp của bạn có từ ba dấu hiệu trở lên, đó là lúc nên dừng lại để thống nhất cách hiểu và vẽ lại bức tranh tổng thể, trước khi đầu tư thêm.
Lộ trình chuyển đổi số doanh nghiệp theo từng giai đoạn
Hình ảnh “bản quy hoạch thành phố” trong sách gợi ý một cách tiếp cận theo giai đoạn: vẽ tổng thể trước, rồi xây từng khu theo thứ tự ưu tiên. Dưới đây là một khung tham khảo gồm bốn giai đoạn mà doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể điều chỉnh theo hoàn cảnh của mình. Đây là gợi ý của Ban biên tập, không phải khung chuẩn bắt buộc.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và thống nhất
Mục tiêu của giai đoạn này là để ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận cùng hiểu chuyển đổi số doanh nghiệp có ý nghĩa gì với công ty. Các việc nên làm: viết ra định nghĩa và mục tiêu bằng ngôn ngữ kinh doanh, đánh giá mức độ sẵn sàng hiện tại (có thể dùng bộ chỉ số DBI hoặc một mô hình đánh giá tương tự), xác định người chịu trách nhiệm chính. Giai đoạn này tốn ít tiền nhưng cần thời gian của lãnh đạo.
Giai đoạn 2: Thí điểm có chọn lọc
Chọn một đến hai quy trình có vấn đề rõ ràng, tác động lớn và dễ đo lường, ví dụ quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng hay quản lý kho. Thiết kế lại quy trình trước khi chọn công cụ, đặt chỉ số đo trước và sau, rồi triển khai ở quy mô nhỏ. Kết quả của thí điểm giúp doanh nghiệp có bằng chứng để thuyết phục các bộ phận khác và để quyết định đầu tư tiếp.
Giai đoạn 3: Mở rộng và kết nối
Khi thí điểm cho kết quả tốt, doanh nghiệp nhân rộng sang các quy trình khác và bắt đầu kết nối dữ liệu giữa các hệ thống. Đây là lúc vai trò điều phối chung trở nên quan trọng: các hạng mục có thể chạy song song, nhưng phải tuân theo cùng một kiến trúc và cùng một chuẩn dữ liệu để không tạo ra những “ốc đảo” mới.
Giai đoạn 4: Cải tiến liên tục
Chuyển đổi số doanh nghiệp không có điểm kết thúc. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp đưa việc rà soát quy trình, theo dõi chỉ số và thử nghiệm cách làm mới thành nếp làm việc thường xuyên. Câu hỏi trọng tâm chuyển từ “đã triển khai được bao nhiêu hệ thống” sang “tổ chức thích nghi với thay đổi nhanh đến đâu”.
Vai trò của lãnh đạo trong chuyển đổi số doanh nghiệp
Cả ba hiểu lầm đều có một điểm chung: chúng không thể được giải quyết chỉ bởi bộ phận CNTT. Thống nhất ngôn ngữ chung, chấp nhận thay đổi cách làm việc và quyết định thứ tự ưu tiên đầu tư đều là việc của ban lãnh đạo.
Trong thực tế, người dẫn dắt chuyển đổi số doanh nghiệp, dù mang chức danh CEO, CIO hay CDO, thường phải làm tốt ba việc. Thứ nhất là dịch mục tiêu kinh doanh thành ưu tiên công nghệ và ngược lại, để hai bên nói cùng một ngôn ngữ. Thứ hai là điều phối các hạng mục chạy song song theo một bản quy hoạch chung. Thứ ba là giữ nhịp thay đổi: đủ nhanh để tạo kết quả, đủ kiên nhẫn để con người kịp thích nghi.
Đây cũng là những năng lực mà chương trình Huấn Luyện Hạt Giống Lãnh Đạo Số tập trung rèn luyện qua môn Chuyển đổi số và chiến lược CNTT (DITS). Bạn có thể đọc thêm về chủ đề này trong bài Lãnh đạo số là gì? và Khi chuyển đổi số thiếu người dẫn dắt.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số thế nào cho vừa sức?
Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa sức bắt đầu bằng một chiến lược tổng thể ngắn gọn, sau đó chọn vài hạng mục ưu tiên mang lại giá trị sớm và đầu tư dần theo ngân sách. Điều quan trọng là các hạng mục được phối hợp theo cùng một bản quy hoạch, thay vì mua giải pháp rời rạc.
Chuyển đổi số doanh nghiệp có cần ngân sách lớn ngay từ đầu không?
Không bắt buộc. Thứ cần có ngay từ đầu là tầm nhìn và kế hoạch tổng thể; việc đầu tư có thể chia theo giai đoạn, tuỳ năng lực và khả năng chuyển đổi của tổ chức.
Chuyển đổi số có điểm kết thúc không?
Theo quan điểm trong bài, chuyển đổi số là tiến trình liên tục, không có điểm kết thúc cố định. Mục tiêu của chuyển đổi số doanh nghiệp là giúp tổ chức ngày càng dễ thích nghi với thay đổi.
Nên bắt đầu chuyển đổi số doanh nghiệp từ bộ phận nào?
Nên bắt đầu từ quy trình có vấn đề rõ ràng, tác động lớn tới khách hàng hoặc chi phí, và dễ đo lường kết quả. Bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý kho thường là những điểm khởi đầu phù hợp, nhưng lựa chọn cuối cùng nên dựa trên kết quả đánh giá mức độ sẵn sàng của chính doanh nghiệp.
Ai nên chịu trách nhiệm chính cho chuyển đổi số doanh nghiệp?
Ban lãnh đạo cao nhất cần sở hữu mục tiêu, còn người điều phối hằng ngày có thể là CIO, CDO hoặc một trưởng dự án được trao đủ quyền. Bộ phận CNTT đóng vai trò quan trọng nhưng không thể tự mình thay đổi cách cả tổ chức làm việc.
Chuyển đổi số khác số hoá ở điểm nào?
Số hoá là đưa dữ liệu, quy trình lên môi trường số; chuyển đổi số là thay đổi cách tổ chức vận hành và tạo giá trị dựa trên nền tảng đó. Xem phân tích chi tiết trong bài Số hoá và chuyển đổi số khác nhau thế nào?
Tham khảo & đọc thêm
- Chuyển đổi số và chiến lược CNTT: bài trụ cột về cách xây dựng chiến lược chuyển đổi số.
- Mô hình đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp: công cụ để biết doanh nghiệp đang đứng ở đâu trước khi lập lộ trình.
- Khi chuyển đổi số thiếu người dẫn dắt: vai trò của lãnh đạo trong chuyển đổi số.
- Đề án xác định Chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp (Cổng thông tin tỉnh Hà Tĩnh): giới thiệu bộ chỉ số DBI cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.
- Báo cáo thường niên Chuyển đổi số doanh nghiệp 2022: Mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam: số liệu khảo sát giúp đối chiếu thực trạng của doanh nghiệp mình.
- Viện Chiến lược Chuyển đổi số, sách “Thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số quốc gia”: nguồn của đoạn trích được tóm lược trong bài.
Nguồn: Digital Leaders Publishing Club — bài gốc (người chia sẻ: Phạm Xuân Thoả — @thoapham163 trên forum). Nội dung tóm lược từ sách “Thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số quốc gia” – Viện Chiến lược Chuyển đổi số; bản quyền thuộc tác giả và đơn vị xuất bản.
