ITSM – Quản lý tài sản như thế nào?

Giới thiệu: Aozora và cái khổ của dân IT

Tụi tôi làm ở Aozora, công ty CNTT đặt trụ sở tại Việt Nam, chuyên outsourcing và vận hành hệ thống cho mấy ông Nhật. Tên nghe nhẹ nhàng như mây trôi, nhưng ngày nào cũng cắm mặt vào code, quản lý hệ thống, mắt mũi kèm nhèm như gà rù gặp mưa. Từ công ty bé tí, giờ nhân sự tăng gấp đôi, đông như chợ Long Biên, việc ngập đầu, tăng ca xong chỉ muốn về bán bánh cuốn cho xong. Khách Nhật toàn ông lớn, yêu cầu cao ngút trời, không tối ưu chi phí, chạy mượt là về chăn vịt – mà vịt chắc cũng chạy mất dép vì tụi tôi vụng. Hệ thống CNTT thì máy chủ, phần cứng, phần mềm, công cụ quản lý chất đống, để mắt từng phút, không thì khách réo qua Skype: “Oi, Việt Nam đâu, hệ thống lag chết tụi tôi rồi!”.

Đau đầu với tài sản CNTT: Từ bé tí thành kho đồ chơi

Aozora lớn nhanh, nhân sự tăng gấp đôi, tài sản CNTT phình to: máy trạm, máy chủ, phần mềm bản quyền, dịch vụ đám mây – như kho đồ chơi của khách Nhật. Nhìn mà hoa mắt, không quản lý chặt là mấy ông Nhật cắt hợp đồng, về ăn mắm tôm trừ cơm, mà mắm giờ đắt, chắc không mua nổi. Quản lý kiểu thủ công bằng Excel, tưởng đơn giản mà nhức đầu, mở file lên như giải ô chữ Hoa Học Trò. Theo ITAM trong ITIL, quản lý tài sản đòi hỏi minh bạch và kiểm soát (Transparency and Control), nhưng tụi tôi thì mù mờ, lãng phí kinh khủng: mua phần mềm mới dù phần mềm cũ còn tốt, để mốc như bánh chưng sau Tết; máy cũ trong kho vẫn tốn tiền bảo trì – rõ là không áp dụng quản lý vòng đời tài sản (Asset Lifecycle Management). Nghĩ mà tức, bảo nhau: “Tiền đổ sông hết, mua trà sữa còn vui hơn!”.

Quyết định thay đổi: Sếp phán và ITSM lên ngôi

Sếp – ông khó tính pha hài hước kiểu Nhật-Việt, hay đùa: “Cười lên, không cắt thưởng Tết!” – họp cả đám, phán: “Làm chuyên nghiệp lên, không mấy ông Nhật cắt hợp đồng, cả lũ chết đói, hệ thống sập là tụi bay sập!”. Tụi tôi quyết định áp dụng ITAM trong ITSM. ITIL định nghĩa ITAM là quản lý tài sản CNTT từ mua sắm, sử dụng, đến thanh lý, nhằm tối ưu giá trị, giảm rủi ro, hỗ trợ dịch vụ. Mục tiêu là tiết kiệm tiền, vận hành ngon, làm khách Nhật khen “Yokatta ne!”, không thì khóc tiếng Nhật: “Sumimasen, tụi em hỏng hệ thống rồi!”. Nghe sướng tai, nhưng làm thì núi việc, muốn chạy làng: “Thôi, về bán vịt nướng đỡ mệt!”.

Hành trình triển khai ITAM: Khổ trước sướng sau

Bước 1: Chuyển từ Excel sang hệ thống xịn

Tụi tôi đầu tư hệ thống ITSM tích hợp, bỏ Excel – đúng minh bạch và kiểm soát của ITAM, yêu cầu công cụ tập trung, theo dõi real-time mọi tài sản: máy chủ, phần mềm, hợp đồng. Nhân sự tăng gấp đôi, việc nhiều, hệ thống này hợp với outsourcing cho Nhật. Nhưng đào tạo đám quen Excel không dễ, có anh kêu: “Dạy chi mệt, đếm tay còn nhanh!”. Đội CNTT ngơ ngác: “Cái này phức tạp bỏ mẹ, thà gõ Excel!”. Sếp mà nghe chắc đập bàn: “Học đi, không nghỉ hết!”.

Bước 2: Dọn dẹp dữ liệu cũ – Mớ bòng bong

Dữ liệu cũ như mớ bòng bong, máy chủ từ hồi công ty bé tí chẳng ai biết còn chạy không, tuổi thọ, bảo trì thế nào cũng mù – vi phạm quản lý vòng đời tài sản, giai đoạn từ mua đến thanh lý phải rõ ràng. Kiểm tra thấy máy từ đời tám hoánh, không ai ghi, như nuôi gà không biết con nào sống, mở kho ra tưởng đào cổ vật, có anh đùa: “Bán ve chai được không?”. Vừa dọn vừa chửi: “Ai quên đống này?”, cập nhật lại, mệt muốn xỉu, mắt cay như thái hành: “Nghỉ pha trà chanh thở tí!”.

Bước 3: Thay đổi văn hóa – Từ trên xuống dưới

ITAM đòi hỏi thay đổi tổ chức (Organizational Alignment), cả công ty phải đổi cách làm. Tụi tôi đặt luật: mua vừa đủ, không xài thì vứt, chi tiền hợp lý – dựa trên tối ưu hóa chi phí (Cost Optimization), từ Chiến lược về Dịch vụ, tránh lãng phí. Áp dụng “isshoagi” – mua sắm linh hoạt, cần thì mua – đúng triết lý ITAM: dự báo nhu cầu, không vung tay quá trán rồi khóc: “Mua xong ăn mì gói trừ cơm!”. Phòng tài chính la: “Đầu tư cao, lấy tiền đâu?”. Đội CNTT than: “Chuyển đổi lâu, tụi em đuối!”. Đồng bộ dữ liệu giữa phòng ban, loạn hết, muốn đập bàn: “Làm sao xong đây!”.

Kết quả sau 1 năm: Đáng đồng tiền bát gạo

Không làm thì mấy ông Nhật “sayonara”, tụi tôi khóc giữa văn phòng: “Nhật ơi, hệ thống sập rồi!”. ITAM quản lý vòng đời từ A đến Z, tụi tôi cài hệ thống ITSM, ghi hết: máy chủ, phần mềm, ngày mua, giá, tình trạng – minh bạch và kiểm soát đây rồi, nhập dữ liệu mỏi tay: “Đếm đến Tết mới xong!”. Tối ưu hóa chi phí là mua vừa đủ, dựa trên nhu cầu, không “thừa còn hơn thiếu”, tránh bị mắng “Mottainai”. Dọn kho, thanh lý máy cũ – quản lý vòng đời tài sản triệt để, tiết kiệm bảo trì, giảm rủi ro bảo mật. Lôi máy cổ ra, cả đám cười: “Đấu giá lấy tiền mua bia?”. Nâng cấp cái cần, tận dụng cái còn xài, không rỗng túi, sếp khỏi ngã ngửa: “Mấy đứa định phá sản à?”. “Isshoagi” chia nhỏ mua sắm, như đi chợ mua vừa đủ, có anh đùa: “Tiết kiệm tiền cưới vợ!”.

Thành quả ngọt ngào: Nhật khen, tiền về

Quá trình như nấu phở, phải hầm từ từ. Đào tạo liên tục: “Xài cái này sướng, học đi!”. Sau 1 năm, giảm 20% chi phí, mấy ông Nhật “Sugoi ne!”, tụi tôi hí hửng: “Mua trà sữa liên hoan!”. Hệ thống chạy real-time, sếp quyết định chuẩn, khách khen: “Việt Nam tốt lắm!” – minh bạch và kiểm soát thành công. Hệ thống mượt, ít lỗi, hợp đồng tăng 15%: “Mở tiệc sushi, thưởng trà xanh!”. Văn hóa đổi hẳn, mua vừa đủ, chi linh hoạt thành chuẩn mực.

Bài học và tương lai: Không nghỉ trên chiến thắng

Đổi mới cần kiên nhẫn, sếp chống lưng, nhân sự đông gấp đôi phải chịu khó, không thì sập như nhà quên móng. Hệ thống phải nâng cấp liên tục, công nghệ thay đổi nhanh, khách Nhật đòi hỏi cao, nghỉ tí là tụt hậu, bị réo: “Hệ thống chậm, làm nhanh lên!”. Áp dụng ITAM đúng đắn, tiết kiệm tiền, vận hành ngon, khách thích. Làm outsourcing mà không quản lý tài sản ra hồn thì “game over”, về bán rau muống trừ cơm. Tương lai, tụi tôi thêm AI, phân tích dữ liệu, để quản lý đỉnh hơn. Cứ đà này, Aozora không thành “ông lớn” thì cũng chẳng ai cười, miễn tiền về, tối ngủ ngon, mơ hợp đồng mới là được!

Tác giả: Đỗ Minh Hải – SS08

Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần Pionero

Vị trí: CTO & Founder

VỀ TÁC GIẢ

Đỗ Minh Hải

CTO · Pionero

Xem hồ sơ thành viên →