TÓM TẮT Ý CHÍNH
- Bối cảnh: một công ty Việt làm trình duyệt và công cụ tìm kiếm. Ở đây, việc xác định yêu cầu sản phẩm cần sự tham gia của nhiều bên.
- Vấn đề trước đây: các buổi họp khảo sát kéo dài hơn 3 tiếng, lan man, và các bên vẫn thiếu thống nhất sau họp.
- Cách làm: áp dụng brainstorming có cấu trúc, gồm các bước chuẩn bị → phát ý tưởng tự do → nhóm và tổng hợp → đánh giá, chọn lọc → chốt hành động.
- Kết quả: họp rút xuống còn 1–1,5 tiếng, quyết định chất lượng hơn, các bên đồng thuận hơn.
CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN LÃNH ĐẠO SỐ
Bạn đang dẫn dắt đội ngũ phát triển kinh tế số, công nghệ số và muốn rèn năng lực lãnh đạo số trên chính bài toán thật trong công việc? Đăng ký tham gia chương trình Huấn Luyện Lãnh Đạo Số hoàn toàn phi lợi nhuận, cùng các huấn luyện viên đồng hành và một cộng đồng Lãnh Đạo Số hiện đang là các CxO, CDO, Manager.
GHI CHÚ CỦA BAN BIÊN TẬP
Những cuộc họp kéo dài cả buổi mà không đi đến kết luận là “chi phí ẩn” quen thuộc của các đội sản phẩm và công nghệ. Bài viết dưới đây cho thấy chỉ cần đưa cấu trúc vào một kỹ thuật tưởng như ai cũng biết là brainstorming, người lãnh đạo đã có thể lấy lại thời gian và sự đồng thuận của đội ngũ. Tác giả Nguyễn Trung Kiên (SS06) chia sẻ trải nghiệm từ đội phát triển sản phẩm của Cốc Cốc.
1. Bối cảnh: Thách thức trong quá trình phát triển sản phẩm
Công ty tôi là một doanh nghiệp đặc thù tại Việt Nam, chuyên xây dựng trình duyệt và công cụ tìm kiếm dành riêng cho người Việt. Chúng tôi tập trung vào việc mang đến trải nghiệm duyệt web nhanh chóng, an toàn và phù hợp với người dùng trong nước. Nguồn doanh thu chính đến từ quảng cáo trên các nền tảng này.
Trong quá trình phát triển sản phẩm, việc xác định yêu cầu và tìm kiếm giải pháp tối ưu là một thách thức lớn. Đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ của nhiều bên liên quan, từ đội ngũ kỹ sư, nhà phát triển sản phẩm đến các chuyên gia phân tích nghiệp vụ. Để duy trì vị thế cạnh tranh, mọi quyết định phải dựa trên dữ liệu và sự đồng thuận, nhưng những thách thức trong quá trình khảo sát vẫn luôn tồn tại.
2. Kỹ thuật Brainstorming: Khai phóng tư duy trong phân tích nghiệp vụ
Brainstorming (động não) là một kỹ thuật phổ biến trong phân tích nghiệp vụ (Business Analysis – BA), giúp các nhóm làm việc khai phá ý tưởng một cách sáng tạo và hiệu quả. Phương pháp này khuyến khích mọi thành viên đóng góp ý tưởng mà không bị phán xét, từ đó tạo ra nhiều giải pháp tiềm năng trước khi tiến hành đánh giá và chọn lọc. Các nguyên tắc cốt lõi của brainstorming bao gồm:
- Tạo ra số lượng ý tưởng tối đa, không giới hạn bởi tính khả thi.
- Tạm gác lại mọi đánh giá hoặc phê phán trong quá trình đóng góp.
- Khuyến khích các ý tưởng đột phá và độc đáo.
- Tổng hợp và phát triển ý tưởng từ những đóng góp của các thành viên khác.
Trong phân tích nghiệp vụ, brainstorming có thể được ứng dụng để xác định yêu cầu hệ thống, cải thiện quy trình làm việc, hoặc giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp.
3. Những vấn đề tồn đọng trong quá trình khảo sát
Trước khi áp dụng phương pháp mới, công ty tôi thường gặp phải các vấn đề sau trong giai đoạn khảo sát yêu cầu:
- Cuộc họp kéo dài, kém hiệu quả: Các buổi họp thường xuyên kéo dài hơn 3 tiếng, chủ đề lan man, thiếu cấu trúc và không được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, gây lãng phí thời gian và mất tập trung.
- Thiếu sự thống nhất sau cuộc họp: Sau khi họp, các bên liên quan không đạt được đồng thuận, nội dung không được ghi nhận rõ ràng, dẫn đến tranh cãi kéo dài và không có hành động cụ thể.
- Không có phương pháp đánh giá ý tưởng: Các giải pháp được đề xuất nhưng thiếu tiêu chí rõ ràng để lựa chọn. Nhiều ý tưởng hay bị bỏ qua vì không có quy trình tổ chức và đánh giá khoa học.
4. Áp dụng Brainstorming để tạo đột phá
Nhận thấy sự cần thiết phải thay đổi, tôi đã đề xuất áp dụng kỹ thuật brainstorming. Quá trình triển khai được thực hiện theo các bước cụ thể:
- Giai đoạn chuẩn bị: Xác định mục tiêu, giới hạn số người tham gia, thiết lập nguyên tắc và chuẩn bị công cụ (bảng trắng, giấy note, hoặc công cụ trực tuyến).
- Tiến hành brainstorming:
- Phát triển ý tưởng tự do: Khuyến khích mọi người nêu ra ý tưởng không giới hạn và ghi nhận tất cả.
- Nhóm và tổng hợp: Phân loại các ý tưởng liên quan theo chủ đề và kết hợp chúng lại.
- Đánh giá và chọn lọc: Sử dụng phiếu bầu hoặc tiêu chí đã định để xác định các ý tưởng khả thi nhất.
- Chốt kết quả và hành động: Tóm tắt lại các ý tưởng được chọn và phân công trách nhiệm cụ thể để triển khai.
5. Kết quả và Bài học rút ra
Sau khi áp dụng kỹ thuật brainstorming, công ty tôi đã đạt được những kết quả đáng khích lệ:
- Thời gian họp được rút ngắn: Các cuộc họp trở nên tập trung, có mục tiêu rõ ràng và chỉ kéo dài 1-1,5 tiếng.
- Nâng cao chất lượng quyết định: Nội dung cuộc họp được tổng hợp thành tài liệu rõ ràng, các giải pháp được chọn lọc kỹ lưỡng, có tính khả thi cao hơn.
- Cải thiện tinh thần làm việc nhóm: Các bên liên quan dễ dàng đạt được sự đồng thuận hơn, hạn chế tranh cãi và mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi đóng góp ý tưởng.
Việc áp dụng brainstorming đã giúp công ty tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây là một công cụ mạnh mẽ mà mọi doanh nghiệp nên cân nhắc để thúc đẩy sự sáng tạo và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Tác giả: Nguyễn Trung Kiên – SS06
Đơn vị công tác: Công ty TNHH Cốc Cốc
Vị trí: Head of Engineering
GHI CHÚ CỦA BAN BIÊN TẬP
Nguồn gốc của brainstorming. Thuật ngữ này được Alex Osborn, đồng sáng lập hãng quảng cáo BBDO, phổ biến qua cuốn Applied Imagination (1953). Bốn nguyên tắc tác giả nêu ở mục 2 cũng chính là bốn nguyên tắc gốc của Osborn:
- Ưu tiên số lượng ý tưởng.
- Tạm gác phán xét.
- Chào đón ý tưởng khác thường.
- Kết hợp và phát triển ý tưởng của nhau.
Một lưu ý từ nghiên cứu. Từ cuối thập niên 1950, nhiều nghiên cứu tâm lý học cho thấy một nhóm brainstorm trực tiếp thường tạo ra ít ý tưởng hơn tổng số ý tưởng khi từng người tự nghĩ riêng. Có ba nguyên nhân chính:
- Phải chờ đến lượt nói nên dễ quên, hoặc tự gạt bỏ ý tưởng của mình.
- Ngại bị người khác đánh giá.
- Có người dựa vào nhóm mà không đóng góp.
Cách khắc phục phổ biến là brainwriting: mỗi người viết ý tưởng ra giấy hoặc giấy dán trong vài phút trước, rồi cả nhóm mới gom lại, phân loại và thảo luận. Có thể lồng cách này ngay vào bước “phát triển ý tưởng tự do” trong quy trình của tác giả.
THAM KHẢO & ĐỌC THÊM
[VỀ CHÚNG TÔI]
– Digital Leaders Coaching là chương trình huấn luyện hoàn toàn phi lợi nhuận, có mục tiêu nâng tầm và tâm những bạn muốn trở thành Lãnh Đạo Số trong tương lai để dẫn dắt chuyển đổi số của doanh nghiệp.
– Đăng ký tuyển sinh ngay: https://digitalleaders.coach/tuyen-sinh/
